全友家私如何优雅地革新项目文档管理

全友家私是一家有着30年历史的集研发、生产、销售为一体的全国最大板式家具生产龙头企业。全友家私以建立信息化、服务型家具制造企业为目标，全面推进企业信息化战略。其中，由于全友家私各分公司所在的市场环境和业务工作不尽相同，为了实现从产品研发设计、采购、生产制造、物流、销售，到顾客售后服务的全价值链信息化集成管理，为顾客提供卓越的产品和服务价值，对企业文件管理规范与共享，提出了更高的要求。尤其是如何解决分公司和总部技术部之间的项目文档管理，文件协同分享等问题，迫在眉睫。

传统的文件管理模式，无法满足企业信息化发展

分公司会将自身的需求说明书通过BPM系统提交至技术部，评估小组经过详细的讨论、评估和审批之后制定出详细的解决方案说明书，最后由产品工程师完成产品的设计说明书和数据字典并传达至研发团队。从需求提交到项目立项，整个流程严谨而复杂。

但是，上述流程中所有文件都只是存在于BPM系统中或某个员工的个人电脑中，并没有得到集中的存储和备份。这不仅给之后的评估、研发等工作带来不便，也给文件的准确性和安全性带来风险。

并且，在文件的审批过程中每一份文件都只能以附件的形式存放于邮件内，而每一层审批都需要上传、下载、审阅等操作，流程冗长而复杂，不仅降低了审批效率，也容易导致文件在中间过程出错。